Τι να προσέξετε
Έχετε εξετάσει διάφορα ERP για την εταιρεία σας, έχετε μιλήσει με προμηθευτές, έχετε λάβει προσφορές και έχετε καταλήξει σε μία μικρή λίστα επικρατέστερων ή ακόμη και σε έναν εκλεκτό για να αναλάβει την υλοποίηση του έργου. Σε αυτή τη φάση, είναι κρίσιμο να έχουν απαντηθεί τα παρακάτω ερωτήματα από τον μελλοντικό σας συνεργάτη πριν προχωρήσετε στην υπογραφή της σύμβασης.
Οκτώ Ερωτήσεις
1. Ποια είναι η ομάδα υλοποίησης;
Μπορούμε να γνωρίσουμε τους ανθρώπους που θα δουλέψουν στο έργο μας;
Συνήθως μετά την υπογραφή της σύμβασης, οι άνθρωποι που σας πούλησαν το έργο, εξαφανίζονται ή εμφανίζονται ελάχιστα. Σε ένα πολύπλοκο έργο επαγγελματικών υπηρεσιών, είναι σημαντικό να γνωρίσετε την ομάδα που θα το υλοποιήσει.
2. Τι δεν περιλαμβάνεται;
Στην προσφορά που έχετε λάβει και στην σύμβαση που θα υπογράψετε, περιλαμβάνονται οι απαιτούμενες άδειες χρήσης και οι λειτουργίες που θα υλοποιηθούν. Το ρίσκο βρίσκεται σε αυτά που δεν περιλαμβάνονται και θα χρειαστεί είτε να ενταχθούν στο έργο (πριν ή μετά την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας), είτε να υλοποιηθούν από τον πελάτη προσθέτοντας κόστος και κινδύνους. Φροντίστε να ξεκαθαρίσετε από την αρχή τι δεν περιλαμβάνεται στο έργο ώστε να προγραμματίσετε ανάλογα τις απαιτούμενες ενέργειες. Ρωτήστε τον συνεργάτη αν υπάρχουν λειτουργίες που άλλες εταιρείες του κλάδου έχουν ζητήσει αλλά δεν περιλαμβάνονται στην τρέχουσα προσφορά ώστε αν χρειάζεται να αλλάξετε το scope πριν την υπογραφή της σύμβασης.
3. Τι απαιτείται από την πλευρά μας;
Ανάλογα με το μέγεθος, το αντικείμενο και την πολυπλοκότητα του έργου, η συμμετοχή σας σε αυτό είναι σίγουρα σημαντική. Για να πετύχει το έργο, πρέπει να γνωρίζετε το εύρος της και να μπορείτε να την προγραμματίσετε. Απαιτείται συνεισφορά που δεν μπορείτε να παρέχετε; Τα χρονικά σημεία που απαιτείται εμπλοκή στελεχών σας επιτρέπουν αυτήν την εμπλοκή; Απαιτούνται δεδομένα που δεν υπάρχουν ή δεν είναι επαρκή και πρέπει να βελτιωθούν;
4. Που αποτυγχάνουν έργα σαν το δικό μας;
Ενώ όλοι αγχώνονται για το ποιοι παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την εξέλιξη του έργου, ελάχιστοι εκμεταλλεύονται την πείρα του συνεργάτη τους προκειμένου να εντοπίσουν και να προετοιμαστούν καλύτερα απέναντι στους κινδύνους. Η αλήθεια όμως είναι ότι ένας καλός συνεργάτης θα σας δείξει τους κινδύνους και θα χαρεί που θα τους στοχεύσετε από κοινού.
5. Ποια θα είναι τα αποτελέσματα 1 χρόνο μετά την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας;
Η έναρξη παραγωγικής λειτουργίας – το περίφημο go-live, είναι ένα πολύ σημαντικό ορόσημο για το ίδιο το έργο αλλά για την εταιρεία αυτό που μετράει είναι τα αποτελέσματα που θα είναι εμφανή μετά από 1 χρόνο. Ο συνεργάτης πρέπει να ορίσει τα εκτιμώμενα οφέλη – διαφορετικά τα αποτελέσματα της επένδυσης δεν θα μετρηθούν ποτέ.
6. Πως θα διασφαλιστεί το χρονοδιάγραμμα;
Ο συνεργάτης προτείνει / συμφωνεί σε ένα χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου. Υπό ποιες παραδοχές; Ποιοι παράγοντες και με ποιον τρόπο μπορούν να παρατείνουν το χρονοδιάγραμμα; Ποιες είναι οι δικές σας ευθύνες για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος;
7. Πως γίνεται η εκπαίδευση
Ρωτήστε πόσες ώρες εκπαίδευσης περιλαμβάνονται ανά ρόλο. Η εκπαίδευση γίνεται σε δικό μας παραμετροποιημένο περιβάλλον ή σε πιο γενικό σύστημα; Υπάρχει υλικό που θα μείνει σε εμάς μετά την εκπαίδευση; Αν ναι, το υλικό αυτό είναι εξειδικευμένο πάνω στο έργο μας ή είναι πιο γενικό;
8. Μπορείτε να μας συστήσετε πελάτες σας
Μπορείτε να μας συστήσετε 1-2 πελάτες σας με τους οποίους θα μπορούσαμε να μιλήσουμε απευθείας για την εμπειρία τους με την αντίστοιχη υλοποίηση;
Η συγκεκριμένη ερώτηση έχει πολλαπλή σημασία. Από την μία μπορεί να χαλυβδώσει την εμπιστοσύνη μεταξύ σας και από την άλλη, η επαφή με υφιστάμενους πελάτες θα σας προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες για να πετύχει το έργο σας.
